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UKUKA Umweltgerechte Kraftanlagen GmbH & Co. KG

vor 19 Tagen

Office Manager – Empfang & Büromanagement (m/w/x) Bielefeld

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Nejo KI-Zusammenfassung

Koordination des Bürobetriebs, Empfang von Gästen und Telefonzentrale für Energieparkentwickler. Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar erforderlich. Monatlicher Sachbezug und 30 Tage Jahresurlaub.

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Anforderungen

Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar (z.B. Hotel-/Tourismuskaufmann/-frau)
Erfahrung im Office Management oder Empfang
Kenntnisse in Bürobewirtschaftung und -organisation
Technisches Verständnis
Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Softwarelösungen (ERP/CRM)
Gute Beziehungsherstellung zu Mitarbeitenden und Kundinnen/Kunden
Kommunikation mit unterschiedlichen Hierarchieebenen
Sorgfältige Prüfung von Rechnungen, Dokumenten und Datensätzen
Vorausschauende Aufgabenplanung
Zielsetzung und effektive Zeitorganisation
Systematische, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
Produktivität unter Druck

Aufgaben

Mitarbeiter:innen bei Fragen zum Bürobetrieb unterstützen und die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern koordinieren
Ein ordentliches, funktionales Office-Umfeld sicherstellen und auftretende Mängel bearbeiten
Den Empfang und die zentrale Telefonbetreuung übernehmen, Anrufe weiterleiten und dokumentieren sowie Gäste, Lieferanten und Dienstleister empfangen und betreuen
Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen vorbereiten und gepflegt halten sowie Inhouse-Veranstaltungen unterstützen
Das Büro bewirtschaften, Verbrauchsmaterialien, Getränke und Werbemittel bestellen und verwalten sowie Raumreservierungen und Materiallieferungen kontrollieren
Eingehende Post und Pakete bearbeiten, den Versand organisieren und Eingangsrechnungen formal nach UStG prüfen, bevor sie digital weitergeleitet werden
Anfragen im OTRS-Ticketsystem den zuständigen Stellen zuweisen und nachverfolgen sowie das zentrale Gruppenpostfach bearbeiten und pflegen
Standortbezogene Projekte, Sonderaufgaben und Maßnahmen zur Prozessverbesserung unterstützen und Aufgaben hinsichtlich Zeit, Qualität und Abstimmung im Team nachverfolgen
Aufgaben der Objektverwaltung übernehmen, darunter die Schlüsselverantwortung sowie die Identifizierung, Dokumentation, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln

Berufserfahrung

ca. 1 - 4 Jahre

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung

Sprachen

Deutsch – verhandlungssicher

Tools & Technologien

ERP-SystemeCRM-Systeme

Benefits

Sicherer Arbeitsplatz

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Sonstige Zulagen

Monatlicher Sachbezug

Gratis oder Vergünstigte Mahlzeiten

Digitale Essensmarke

Mehr Urlaubstage

30 Tage Jahresurlaub

Abwechslungsreiche Aufgaben

Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit

Sonstige Vorteile

JobRad

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (20%)

Weiterbildungsangebote

Fachspezifische Weiterbildungsmöglichkeiten

Team Events & Ausflüge

Unternehmens- und Teamevents
Sportveranstaltungen

Snacks & Getränke

Kostenfreie Heißgetränke
Obst- und Gemüsekorb

Von Nejo automatisch aufbereitet

Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens UKA Umweltgerechte Kraftanlagen GmbH & Co. KG erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.

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Über das Unternehmen

EnergyAutomationBielefeld

Die UKA-Gruppe gehört in Deutschland zu den führenden Projektentwicklern für erneuerbare Energien.

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