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UNUniversität Wien

vor 4 Tagen

Institutskoordinator:in (m/w/x) Wien

ab 3.131,3 / Monat

VollzeitBefristeter Vertragmit HomeofficeBerufserfahren

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Nejo KI-Zusammenfassung

Koordination aller Personalagenden und Raumplanung für die Universität Wien. Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder Koordination erforderlich. Remote-Arbeit möglich, erfahrenes Team.

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Anforderungen

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Überblick behalten
Bachelor-Abschluss oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder Koordinationstätigkeit
Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil
Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse
Profunde IT-Kenntnisse
Exzellente MS Office-Kenntnisse
Erfahrung mit SAP und Content Management-Systemen
Selbständiger, strukturierter und proaktiver Arbeitsstil
Mitdenkende*r Teamplayer*in, Interne Koordination
Eigenverantwortung
Weitblick
Serviceorientierung
Verlässlichkeit
Frühzeitige Problemerkennung
Lösungsorientierung
Hohe soziale Kompetenz
Hohe kommunikative Kompetenz
Interesse an längerfristiger Zusammenarbeit (idealerweise)
Bereitschaft zur Nutzung interner Weiterbildungsmöglichkeiten

Aufgaben

Alle Personalagenden koordinieren
Die Institutsleitung bei einer vorausschauenden Personalplanung unterstützen
In Absprache mit der Institutsleitung für die Raumplanung an den Institutsstandorten verantwortlich sein
Den Auswahlprozess sowie den Recruiting- und Onboardingprozess bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen organisieren und begleiten
Die Arbeit des allgemeinen Personals am Institut koordinieren
Die fachliche Anleitung des allgemeinen Universitätspersonals übernehmen
Die Einschulung neuer Kolleg:innen übernehmen
Schulungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen für das allgemeine Universitätspersonal planen
Die Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte:r für das Institut übernehmen
An der Optimierung der administrativen Geschäftsprozesse am Institut arbeiten
Die Institutsleitung bei der strategischen Planung/Ausrichtung des Instituts unterstützen
Für die Organisation der Erhebung der für die Entscheidungen der Leitung erforderlichen Informationen und des Berichtswesens zuständig sein
Die Planung und das Controlling des Institutsbudgets unterstützen
Den Bedarf an Investitionsvorhaben für das Institut eruieren und budgetieren
Die Umsetzung von Investitionsvorhaben koordinieren
Die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel koordinieren
Als zentrale Ansprechperson für die Drittmittelverwaltung auf der Ebene der Subeinheit fungieren
Als Schnittstelle zum Drittmittelsupport der Fakultät sowie der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung fungieren
Eigenverantwortlich dafür sorgen, dass aktuelle Informationen zu Fördergebern, Drittmittelanträgen, Calls und Ausschreibungen systematisch aufbereitet werden
Einen reibungslosen Ablauf der internen Kommunikation gewährleisten
Für die Organisation und Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts zuständig sein

Berufserfahrung

ca. 1 - 4 Jahre

Ausbildung

Abgeschlossene BerufsausbildungODER

Bachelor-Abschluss

Sprachen

Deutsch – verhandlungssicher

Englisch – verhandlungssicher

Tools & Technologien

SAPContent Management-SystemenTYPO 3MS Office

Benefits

Flexibles Arbeiten

Remote-Arbeit möglich

Lockere Unternehmenskultur

Erfahrenes Team
Angenehme Arbeitsatmosphäre
Diversität

Team Events & Ausflüge

Team-Meetings
Team-Ausflug
Weihnachtsfeier

Weiterbildungsangebote

Interne Weiterbildung
Persönliche Kompetenzerweiterung

Sonstige Vorteile

Antidiskriminatorische Anstellungspolitik
Chancengleichheit
Frauenförderung

Von Nejo automatisch aufbereitet

Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Universität Wien erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.

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Über das Unternehmen

EducationWien

Die Universität Wien ist eine der ältesten Universitäten Europas und bietet Raum für Persönlichkeiten, die an den großen Fragen der Zukunft arbeiten.

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Nejo bewertet ihn, und bringt ihn danach gemeinsam mit dir in Bestform.

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