AdVenture Marketing GmbH
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Office Manager & Executive Assistant (m/w/x)
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AI/ML
Nejo KI-Zusammenfassung
Unterstützung des CEO und Leadership Teams bei Kalender- und Terminmanagement sowie Vorbereitung von Meetings. Mehrjährige Erfahrung als Office Manager oder Executive Assistant erforderlich. Gestaltungsspielraum in internationalem, ambitioniertem Team.
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Anforderungen
- Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder vergleichbar, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und Überblick bei parallelen Themen
- Hands-on-Mentalität und Eigeninitiative
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office, Offenheit für AI-Tools
- Motivation, Energie und Ergebnisorientierung
- Drive und Lust auf Rolle zwischen Tech, Produkt und Kunden
Aufgaben
- Kunden den vollen Wert aus der FM Operations Plattform ziehen lassen
- Langfristige, vertrauensvolle Beziehungen zu Kunden aufbauen
- Eng mit Produkt, Entwicklung und dem IoT Team zusammenarbeiten
- Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team übernehmen
- Meetings, Board- und Investorentreffen vorbereiten
- Korrespondenz und Unterlagen für die Geschäftsführung bearbeiten
- Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen
- Reisekostenabrechnungen erstellen
- Für ein schönes, sauberes und funktionierendes Office sorgen
- Koordination der Reinigungsfirma, Müll und Ordnung im Office sicherstellen
- Ansprechperson für Vermieter, Handwerker und Dienstleister sein
- Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung
- Verwaltung von Lieferanten und Budgets für den Office-Bedarf
- Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands
- Begrüßung von Gästen und Kunden im Office
- Unterstützung bei Onboarding und Offboarding von Mitarbeiter:innen
- Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung
- Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance für HR-Themen sein
- Postbearbeitung, Ablage, Verwaltung von Verträgen und Versicherungen
- Erledigung allgemeiner administrativer Themen
- IT-Equipment und Laptops für neue Kolleg:innen bestellen
- Schlüssel und Zutrittskarten verwalten
- Kundenbesuche und Meetingräume vorbereiten
- Merchandise und Messematerial organisieren
- Firmenwagen und Parkplätze koordinieren
- Geschenke für Kunden und Partner besorgen
- Rechnungen sammeln und an Finance weiterleiten
Berufserfahrung
ca. 1 - 4 Jahre
Ausbildung
Abgeschlossene BerufsausbildungODER
Bachelor-AbschlussODER
Master-Abschluss
Sprachen
Deutsch – fließend
Englisch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
Google WorkspaceMS OfficeAI-Tools
Benefits
Sinnstiftende Arbeit
- Gestaltungsspielraum
Lockere Unternehmenskultur
- Internationales Team
- Flache Hierarchien
Sonstige Vorteile
- Ambitioniertes Team
Modernes Büro
- Modernes Office
Parkplatz & Pendelvorteile
- Gute öffentliche Anbindung
Team Events & Ausflüge
- Team-Events
Snacks & Getränke
- Snacks und Getränke
Von Nejo automatisch aufbereitet
Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens ToolSense erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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RealEstateWien
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