Thommen
Executive Assistant to CEO (m/w/x)
Vollzeitnur vor OrtJunior
Kaiseraugst
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Nejo KI-Zusammenfassung
Unterstützung bei Executive Search, Assessments und Führungskräfteentwicklung für Unternehmen im Wandel. Projektmanagement-Fähigkeiten und Erfahrung in der Dokumentenaufbereitung erforderlich. Spannende internationale Projekte in einem diversen Umfeld.
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Warum dieser Job zu dir passt
Mögliche Lücken
Tipps für deine Bewerbung
Anforderungen
- Freude an vielfältigen Aufgaben und Projekten
- Anpassungsfähigkeit an verschiedene Arbeitsstile
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfreude
- Seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten
- Gewandte und stilsichere Kommunikation
- Eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Hohes Mass an Eigeninitiative
- Schnelle Auffassungsgabe
- Exakte und sehr genaue Arbeitsweise
- Hoher Qualitätsanspruch
- Blick für das Detail
- Liefern hoher Qualität unter Zeitdruck
- Betreuung mehrerer Projekte gleichzeitig
- Interaktion mit vielen internen und externen Stakeholdern
- Bewusstsein für Datenvertraulichkeit und -sensitivität
- Loyale, vertrauensvolle und diskrete Art
- Effektive Kommunikation auf verschiedenen Ebenen
- Sicherstellung reibungsloser und effizienter Zusammenarbeit
- Hohe Dienstleistungsbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Kaufmännische Grundausbildung
- Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistentin oder Assistentin der Geschäftsleitung/Partner Ebene
- Erfahrung in einem Dienstleistungsunternehmen (Professional Services wie z.B. Strategieberatungen, die Big4 oder Anwaltskanzleien)
- Vergleichbare Abschlüsse oder Erfahrungen
- Erfahrung im Umgang mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level sowie Board-Level
- Fundierte Digital Skills (inkl. Anwendung von AI Tools)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word, PowerPoint, Teams, Copilot)
- Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Stilsichere Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Stilsichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Aufgaben
- Pro-aktive Unterstützung in allen mandatsbezogenen und Business Development Aktivitäten
- Als leistungsorientierte:r Projektmanager:in und Bindeglied zu Klient:innen, Kandidat:innen und Prospects agieren
- Enge Zusammenarbeit mit lokalen und globalen Berater:innen, dem Research-Team und anderen internen Stellen zur Fristenwahrung und Erfüllung anspruchsvoller Bedürfnisse von Klient:innen und Kandidat:innen
- Vorbereitung, Bearbeitung und Fertigstellung von mandatsbezogenen Dokumenten wie Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidat:innenberichten, Referenzberichten und Präsentationen
- Pflege der internen globalen Datenbank, insbesondere Sicherstellung der korrekten und vollständigen Abbildung aller Arbeitsschritte und Prozesse eines Projekts im Einklang mit der Datenschutzgesetzgebung
- Klare und sinnvolle Prioritäten setzen
- Anfragen selbständig mit höchstem Fokus auf Qualität und Geschwindigkeit bearbeiten
- Inbox und Kalender der Beraterin verwalten und Anfragen priorisieren
- Speditive und umsichtige Organisation von Klientenmeetings und mandatsbezogenen Interviews
- Reisen für interne und externe Parteien koordinieren
- Andere Executive Assistants bei Stellvertretungen oder Kapazitätsengpässen unterstützen, wenn die eigene Kapazität es erlaubt
- Unterstützung der Buchhaltungsabteilung bei der Rechnungsstellung für Klient:innen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen für die Beraterin und Kandidat:innen
- Planung von Klient:innenveranstaltungen und internen (Gross-)Anlässen
- Aktive Unterstützung in allen auf das Büro bezogenen Belangen wie persönlicher Empfang von Gästen, Kandidat:innen- und Klient:innen-Betreuung, Office-Inbox Management und Koordination von externen Dienstleistern für Office Supply
Berufserfahrung
5 Jahre
Ausbildung
Abgeschlossene Berufsausbildung
Sprachen
Deutsch – fließend
Französisch – fließend
Englisch – fließend
Tools & Technologien
AI ToolsMS OfficeWordPowerPointTeamsCopilot
Benefits
Sicherer Arbeitsplatz
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
Modernes Büro
- Modernes und zentral gelegenes Büro
Abwechslungsreiche Aufgaben
- Spannende internationale Projekte
Lockere Unternehmenskultur
- Diverses und inklusives Umfeld
- Flache Hierarchien
- Offene Türen
- Dynamik eines internationalen Unternehmens
- Team- und werteorientierte Kultur
- Freiheit, eigene Ideen einzubringen
- Offene und transparente Kommunikationskultur
Sonstige Vorteile
- Selbstständiges Arbeiten
Von Nejo automatisch aufbereitet
Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Egon Zehnder erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
Zur Originalanzeige bei Egon ZehnderÜber das Unternehmen
EG
ConsultingBasel
Das Unternehmen ist das führende Beratungsunternehmen für Executive Search und Leadership Advisory im deutschen Sprachraum.
Wie gut ist dein Lebenslauf?
Nejo bewertet ihn, und bringt ihn danach gemeinsam mit dir in Bestform.
Du hast noch keinen Lebenslauf?
Noch nicht perfekt?
- Intus Workforce Solutions B.V.(Senior) Projekt Manager (m/w/x)Vollzeitnur vor OrtSeniorBasel
- Revolution MedicinesManager, Commercial Executive Operations (m/w/x)Vollzeitnur vor OrtSeniorMünchen, Basel
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