Institut für Photonenforschung und Synchrotronstrahlung (IPS)
Mitarbeiter:in in der Verwaltung im Institutssekretariat (m/w/x)
VollzeitBefristeter Vertragmit HomeofficeJunior
Eggenstein-Leopoldshafen
ab 42.700 - 46.100 / Jahr
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BEBereich IV - Natürliche und gebaute Umwelt
Assistenz der Bereichsleitung (m/w/x)
VollzeitBefristeter Vertragmit HomeofficeSenior
Nejo KI-Zusammenfassung
Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie Koordination von Gremienarbeit für eine Universitätsverwaltung. Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder Assistenz erforderlich. Flexible Arbeitszeitgestaltung und 30 Tage Urlaub.
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Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat/Assistenz oder vergleichbar; Erfahrung im öffentlichen Dienst ideal
- Fundierte Kenntnisse in Büroorganisation, Verwaltungs- und Veranstaltungsorganisation; Kenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung wünschenswert
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungskompetenz
- Adressatengerechte Kommunikationsstärke, verbindliches Auftreten und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse ideal
Aufgaben
- Vielfältige Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs konzipieren, planen, koordinieren, durchführen und nachbereiten
- Den gesamten Veranstaltungsprozess steuern und dabei Teilnehmer, externe Dienstleister, Beschaffung, Budget, Infrastruktur und organisatorische Abläufe koordinieren
- Die Gremienarbeit des Bereichs koordinieren und die strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Sitzungsunterlagen, Protokollführung sowie der Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Fristen sicherstellen
- Die Bereichsleitung in administrativen Prozessen unterstützen und die Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten, Programmkommissionen, dem Präsidium sowie weiteren internen und externen Partnern koordinieren
- Aufgaben der Büroorganisation und Dienstreiseorganisation übernehmen, insbesondere Termin- und Dokumentenmanagement, Beschaffung, Reiseplanung und -abrechnung sowie die Pflege digitaler Arbeits- und Informationsbereiche
Berufserfahrung
ca. 4 - 6 Jahre
Ausbildung
Abgeschlossene Berufsausbildung
Sprachen
Deutsch – verhandlungssicher
Englisch – verhandlungssicher
Französisch – Grundkenntnisse
Benefits
Sinnstiftende Arbeit
- Sinnstiftende Arbeit
Flexibles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Mobiles Arbeiten
Mehr Urlaubstage
- 30 Tage Urlaub
- Ferienangebote
Familienfreundlichkeit
- Familienfreundlichkeit
- Hilfe bei der Angehörigenpflege
Kinderbetreuung
- Kinderbetreuung
- Eltern-Kind-Büro
Mentoring & Coaching
- Strukturierte Einarbeitung
- Individuelle Förderung
Weiterbildungsangebote
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Gesundheits- & Fitnessangebote
- Gesundheitsförderung
- Sportkurse
Mentale Gesundheitsförderung
- Angebote zur psychischen Gesundheit
Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Altersvorsorge
Öffi Tickets
- Monatlicher Zuschuss zum Jobticket BW
Sonstige Vorteile
- Angebote rund um Kultur und Freizeit
Von Nejo automatisch aufbereitet
Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Bereich IV - Natürliche und gebaute Umwelt erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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BE
ScienceEggenstein-Leopoldshafen
The company operates as a modular research infrastructure at the Karlsruhe Institute of Technology (KIT).
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- Moses & Partner Revision und Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft SteuerberatungsgesellschaftOffice Management (m/w/x)Vollzeit/Teilzeitmit HomeofficeBerufseinsteigerKarlsruhe, Starnberg
- Diakonie BadenReferent:in für soziale Arbeit (m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeJuniorKarlsruheab 56.962 - 89.012 / Jahr
- b.i.g. gruppe management gmbhTeamassistenz Personal (m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeJuniorKarlsruhe
- Schwertfels Consulting GmbHRechtsanwaltsfachangestellte (m/w/x)Vollzeitmit HomeofficeJuniorKarlsruhe