Universität Münster
Standortassistenz (Schwerpunkt: Finanzen) (m/w/x)
Teilzeitmit HomeofficeJunior
Münster
KUKunstakademie Münster
Teamassistenz für das Dezernat Liegenschaften (m/w/x)
TeilzeitBefristeter Vertragmit HomeofficeBerufserfahren
Nejo KI-Zusammenfassung
Koordination von Wartungen und Prüfungen für Aufzüge, Brandschutz- und Elektroanlagen in Kunstakademie. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung erforderlich. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten.
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Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Immobilienwirtschaft, Facility Management, Büromanagement) oder vergleichbare Berufserfahrung
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Arbeitssicherheit (DGUV, ArbSchG) oder Bereitschaft zur Einarbeitung
- Organisationstalent, IT-Affinität und Interesse an Digitalisierungsprojekten
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Teamfähigkeit, Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Belastbarkeit
Aufgaben
- Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen für regelmäßige Wartungen und Prüfungen (vor allem von Aufzügen, Brandschutzanlagen, Elektroanlagen, Heizungstechnik), Unterweisungen und Schulungen (z. B. Arbeitssicherheit, Ersthelfer:innen, Brandschutz); Führen eines digitalen Kalenders und Erinnerungssystems für Fristen, Dokumentation von Terminen
- Unterstützung bei der Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsvergleichen und Bestellung von Materialien
- Pflege und Aktualisierung von Lieferantenlisten und Rahmenverträgen
- Koordination mit internen Fachabteilungen und externen Dienstleistern
- Aktualisierung und Verwaltung von Ausbildungsnachweisen (z. B. Ersthelfer-Zertifikate, Unterweisungen zur Arbeitssicherheit), Prüfprotokollen (z. B. nach DGUV, ArbSchG, BetrSichV), Wartungs- und Instandhaltungsdokumenten (z. B. Serviceberichte, Reparaturhistorie)
- Sicherstellung der DSGVO-konformen Ablage aller Unterlagen
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für interne und externe Stellen
- Terminierung und Verwaltung von Fahranträgen, Werkstatt- und Wartungsterminen für Dienstfahrzeuge
- Abstimmung mit Fahrzeughaltern, Werkstätten und Versicherungen
- Kontrolle der Fahrzeugdokumentation (z. B. Inspektionsnachweise, Reparaturrechnungen)
- Vertretungsweise Wahrnehmung von Sekretariatstätigkeiten im Vorzimmer der Rektorin/des Kanzlers
- Unterstützung bei der Postbearbeitung
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Statistiken
Berufserfahrung
ca. 1 - 4 Jahre
Ausbildung
Abgeschlossene Berufsausbildung
Sprachen
Deutsch – verhandlungssicher
Tools & Technologien
MS OfficeWordExcelOutlookDokumentenmanagementsystem (DMS)DGUVArbSchG
Benefits
Flexibles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten
- Mobiles Arbeiten
Weiterbildungsangebote
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Gesundheits- & Fitnessangebote
- Angebote im Gesundheitsmanagement
Von Nejo automatisch aufbereitet
Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Kunstakademie Münster erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.
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KU
EducationMünster
Die Kunstakademie Münster ist eine Hochschule der Chancengleichheit und tritt für personelle Vielfalt ein.
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- curacon gmbhSteuerfachangestellte (m/w/x)Vollzeit/Teilzeitmit HomeofficeJuniorMünster, Berlin, Leipzig, Düsseldorf, Ratingen